• Diagnóstico integra de archivos
  • Atención de Ventanillas de correspondencia.
  • Atención de consultas de información.
  • Equipo Humano especializado.
  • Cumplimiento de normatividad Archivística
  • Intervención de Archivos.
  • Intervención de fondos acumulados.
  • Elaboración de hojas de Control.
  • Aplicación de instrumentos Archivístico.
  • Disposición final certificada de Archivo.
  • Organización de material cartográfico.
  • Referencias cruzadas.

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  • Documentos.
  • Planos.
  • Libros.
  • Digitalización Certificada.
  • Con fines Probatorios.
  • Con fines de preservación a largo plazo.
  • Con fines de consulta.
  • Análisis de sistemas de información.
  • Diseño de sistemas de información.
  • Desarrollo e Implementación de herramientas tecnológicas.
  • Software y hardware.
  • Ventanilla Única de Correspondencia.
  • Programa de Gestión Documental PGD.
  • Plan Institucional de Archivos PINAR
  • Elaboración, actualización y aplicación de Tablas de Retención Documental TRD. y Tablas de Valoración Documental TVD.
  • Inventario Documental ID.
  • Cuadros de clasificación Documental CCD.
  • Tablas de Control de Acceso TCA.
  • Banco Terminológico
  • Modelo de Requisitos Funcionales MOREQ.
  • Manuales, Instructivos, Procedimientos.
  • Sistema Integrado de Conservación SIC.
  • Gobierno de la Información.
  • Arquitectura empresarial.
  • Arquitectura de Información.
  • Migración a Nuevos Soportes.
  • Expediente electrónico.
  • Expediente Hibrido: electrónico y físico
  • Almacenamiento y Administración de Archivos.
  • Atención de consultas.
  • Transporte especializado.
  • Custodia de medios especiales (magnéticos, electrónicos).
  • Custodia de Títulos Valores.
  • Planotecas.
  • Plan Migración de soporte papel a microfilm.
  • Migración de microfilm a digital.
  • Captura en microfilmadora y escáner digital en tiempo real.
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Sistema integrado de conservación

El Archivo General de la Nación, expidió el 15 de octubre de los corrientes, el Acuerdo 006 de 2014 “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000, con el cual se establecen los criterios generales para la formulación del plan de conservación documental y el plan de preservación digital a largo plazo, así como la responsabilidad que tienen las entidades sujetas al ámbito de aplicación para su implementación, seguimiento y control.

Este instrumento jurídico se crea dentro del marco general de los objetivos del proyecto SINAE y aporta a la estandarización y homogenización de las políticas y lineamientos del Estado para la gestión, conservación y preservación del patrimonio documental y la transparencia en el cumplimiento de la función archivística en Colombia.

Instrumentos Archivísticos

Herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística.

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

  • Es un instrumento para la planeación de la función archivística, el cual se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la entidad

En desarrollo de la Ley 594 de 2000 y del Decreto 2609 de 2012, el PGD es estratégico para la gestión documental, pues con él se establecen las estrategias que permitan a corto mediano y largo plazo, la implementación y el mejoramiento de la prestación de servicios, desarrollo de los procedimientos, la implementación de programas específicos del proceso de gestión documental. El PGD hace parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual, es aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo y está armonizado con los otros sistemas administrativos y de gestión, establecidos por el gobierno nacional, dando alcance al cumplimiento a la aplicación de la normatividad vigente en la materia.

Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

Custodia de Archivos

Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.

Recogemos y entregamos sus documentos de manera personalizada, solo debe archive su información en cajas, Company Of Files la transportamos a nuestras instalaciones seguras, cuando lo requiera nosotros se la entregamos.

  • Despreocúpese por el espacio que ocupan los archivos, Archive su información activa con nosotros, le garantizamos accesibles al instante de uno en uno cuando la requiera 24 7.

Si requiere conservación de grandes volúmenes o materiales que necesitan controles ambientales especiales, sin importar el soporte déjanos asesorarte con uno de los servicios mas especializados que su información necesita. aseguramos su información con las condiciones ambientales apropiadas para el almacenamiento de medios magnéticos, físico y digitales.

Firma Digital

Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación;

Consultoría

Contamos con un grupo de especialistas con amplia experiencia en la planeación, implementación, diseño de servicios en lo referente con gestión documental. Personalizada para cada entidad.

firma

Digitalización

En Company of Files la digitalizacion documental esta enmarcada a Norma ISO 19005-1 (PDF/A) que garantiza la conservación del documento a largo plazo, activando la tecnología OCR (Optical Character Recognition) y proporcionando como valor agregado la opción de habilitar la búsqueda por contenidos dentro de los archivos digitalizados (Activa las funciones de un documento de texto en pdf). ademas nos regimos por la normatividad colombiaba en especial para este tema a la Ley 962 de 2005 art. 28 en la que destaca la validez probatoria de los documentos que mantengan su “conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta” refiriéndose así a la microfilmación o la Digitalización como archivo digital con valor probatorio.